基層單位檔案管理現(xiàn)狀及措施

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摘要：我國的檔案事業(yè)始終是朝著良好有序的方向前進(jìn)，從中央到地方、再到企事業(yè)單位、從城市到農(nóng)村、各級政府、單位檔案機(jī)構(gòu)的建立，在新時代社會主義發(fā)展的各個階段發(fā)揮著重要的作用，為國家的政治、經(jīng)濟(jì)建設(shè)作出了很大的貢獻(xiàn)。但是我國檔案事業(yè)的發(fā)展還是不夠均衡，部分基層單位對檔案以及檔案工作的認(rèn)識和重視程度不夠，如何加強(qiáng)基層檔案管理工作，使基層檔案工作步入健康有序的發(fā)展軌道，筆者有以下幾點(diǎn)初步設(shè)想，不妥之處，請多多指教。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；現(xiàn)狀；措施

1基層單位檔案管理現(xiàn)狀

1.1組織管理方面

（1）檔案部門工作職責(zé)、檔案工作人員崗位職責(zé)不明確、不具體。部分基層單位在部門職責(zé)中沒有明確檔案工作內(nèi)容；在檔案專兼職人員的崗位職責(zé)中，對檔案工作一筆帶過，未涉及明確、具體的工作內(nèi)容。（2）對檔案工作認(rèn)識和重視不夠。部分基層單位對檔案工作的目的、意義、內(nèi)容缺乏必要的認(rèn)識，未將檔案工作擺在應(yīng)有的位置來對待，學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹還有一定差距；檔案部門投入檔案工作的精力較少、力度不足，在學(xué)習(xí)掌握、貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)、相關(guān)文件規(guī)定，缺乏主動發(fā)現(xiàn)、研究解決檔案工作中存在問題的能力，推進(jìn)檔案工作科學(xué)有效管理上相對弱化。（3）部分基層單位檔案基礎(chǔ)管理制度不健全、內(nèi)容不嚴(yán)謹(jǐn)、落實有差距。一是檔案基礎(chǔ)管理制度距離健全完善仍存在一定的差距，沒有完全涵蓋到檔案工作的收集整理、歸檔利用、保管、保密、統(tǒng)計、鑒定銷毀、應(yīng)急預(yù)案等各個方面。二是雖建立了檔案工作相關(guān)制度，但制度內(nèi)容與本單位檔案工作實際有偏差，缺乏適用性和實效性。三是檔案工作制度在實際工作中執(zhí)行落實不到位。如：沒有按已制定的制度要求對檔案庫房進(jìn)行巡視檢查和登記；檔案借閱利用手續(xù)不完善，填寫不規(guī)范，缺乏對檔案借閱工作的有效管理。

1.2業(yè)務(wù)工作方面

（1）對現(xiàn)行檔案工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)收集不齊全、學(xué)習(xí)不到位、掌握不全面。一是本單位目前應(yīng)執(zhí)行和掌握的檔案工作相關(guān)文件收集不齊全。二是歸檔文件有效性、完整性、規(guī)范性問題突出，反映出部分基層單位對有關(guān)檔案工作的文件學(xué)習(xí)掌握不到位，把習(xí)慣當(dāng)標(biāo)準(zhǔn)，在學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)行規(guī)范上存在一定差距。三是對文件歸檔范圍的學(xué)習(xí)掌握有差距，部分基層單位存在漏歸、未歸的情況。如：一些技術(shù)資料、科研資料、設(shè)備儀器資料等，分散在相關(guān)職能部門作為資料保管，未按檔案的要求進(jìn)行收集、鑒定、整理、歸檔、移交。（2）檔案未集中統(tǒng)一管理的問題普遍存在。基層單位因保管條件有限，大多數(shù)檔案由檔案形成部門自行保管。沒有嚴(yán)格按照檔案管理相關(guān)管理制度進(jìn)行保管和利用。如，未編制檢索目錄，調(diào)閱利用相關(guān)審批和登記手續(xù)不完備，鑒定銷毀流程不完善、手續(xù)不完整。（3）部分基層單位在學(xué)習(xí)掌握和執(zhí)行檔案整理規(guī)范還有一定差距，檔案的收集積累、整理編目、保管利用等方面問題較多。一是在文件收集積累上把關(guān)不嚴(yán)，造成歸檔文件不規(guī)范。二是歸檔文件目錄編制不規(guī)范。三是檔案接收審核把關(guān)不嚴(yán)。接收歸檔文件時未辦理清點(diǎn)簽認(rèn)手續(xù)，接收的檔案不符合規(guī)范要求。四是調(diào)閱利用程序不嚴(yán)謹(jǐn)，管理欠規(guī)范，對檔案利用效果收集不到位，特別是體現(xiàn)檔案工作價值的典型利用效果收集歸納差距較大。五是安全保管制度執(zhí)行不到位。沒有建立檔案庫房定期巡視檢查制度和相應(yīng)臺賬，且缺少應(yīng)急預(yù)案和措施，不能確保安全隱患及時發(fā)現(xiàn)和有效處置。

1.3設(shè)備設(shè)施方面

近年來，基層單位的檔案保管條件在一定程度上都有所改善，投入資金配置必要的檔案柜架、裝具和裝訂、辦公等設(shè)備，以及阻燃窗簾、防爆燈、防盜門等安全防護(hù)設(shè)施。但也有部分基層單位因經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)施設(shè)備配置不全、影響著檔案工作的發(fā)展。由于檔案工作開展及檔案庫設(shè)施缺乏足夠的經(jīng)費(fèi)，導(dǎo)致庫房設(shè)施不全，防潮、防霉、防蟲、防高溫等基本“八防”措施不能滿足。有的單位甚至庫房、閱覽室、工作人員辦公室沒有按要求實現(xiàn)“三分開”，無法滿足檔案工作發(fā)展需要，不利于檔案安全保管和利用。

2改進(jìn)措施

（1）積極宣傳、增強(qiáng)全員檔案意識。基層單位要自上而下在檔案工作輿論宣傳上下功夫，加強(qiáng)對檔案價值、檔案工作意義的宣傳和學(xué)習(xí)，宣講檔案工作基本常識和有關(guān)法律法規(guī)，提高企業(yè)員工對檔案工作必要性、重要性的認(rèn)識，逐步提高檔案工作在人們心目中的認(rèn)知度，逐步消除在基層員工對檔案工作認(rèn)識的空白。（2）整章建制，健全檔案機(jī)構(gòu)和人員。基層單位要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)有關(guān)的檔案工作文件，結(jié)合本單位實際，健全完善檔案工作制度辦法，明確檔案部門、職能部門的歸檔工作職責(zé)、配備檔案專兼職人員并明確崗位職責(zé)、工作內(nèi)容、工作流程，不斷增強(qiáng)制度辦法的實用性和指導(dǎo)性，從源頭規(guī)范檔案管理工作。同時，也要充實和強(qiáng)化檔案工作力量，加大檔案工作的管理權(quán)重，賦予檔案部門、檔案專兼職人員適應(yīng)檔案工作需要的參與權(quán)、話語權(quán)和考核建議權(quán)，給予檔案工作應(yīng)有的重視、有力的支持和有效的管理。（3）崗位培訓(xùn)，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)。檔案工作人員要不斷加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)責(zé)任心和使命感，及時主動向上級反饋問題、提出措施、爭取支持，嚴(yán)格按規(guī)定和流程做好歸檔、保管、利用、統(tǒng)計、鑒定銷毀等工作，并督促和指導(dǎo)各檔案形成部門規(guī)范做好歸檔工作。隨著檔案信息化時代的到來，歸檔方式的不斷更新，操作方法也正在向多樣化轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不適應(yīng)時展的需要。因此，基層單位對當(dāng)前檔案工作人員的學(xué)歷、職稱、新技術(shù)掌握等方面尚達(dá)不到要求的，一是要積極推行檔案工作人員持證上崗制度；二是鼓勵檔案人員參加檔案專業(yè)短期培訓(xùn)；三是要為檔案系列專業(yè)技術(shù)職位評聘工作創(chuàng)造條件，不斷提高檔案工作人員的待遇。（4）增加投入，改善檔案工作環(huán)境。基層單位必須提供滿足檔案工作正常開展的經(jīng)費(fèi)保障。一是用于檔案庫房設(shè)備設(shè)施的不斷改善，力求科學(xué)化管理水平不斷提高，不斷探索檔案管理的新舉措、新辦法。二是用于改善檔案工作人員的待遇和津貼、先進(jìn)檔案工作者的表彰，充分調(diào)動檔案工作人員的積極性。綜上所述，基層單位的檔案管理工作只有不斷地提升管理水平，堅持與時俱進(jìn)，才能滿足新形勢發(fā)展的需要，努力創(chuàng)造基層單位檔案管理的新局面，盡快實現(xiàn)檔案工作管理的規(guī)范化、科學(xué)化、法制化。

參考文獻(xiàn)

[1]杜愛民.事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及改進(jìn)措施[J].黑龍江檔案，2015（03）：87.

作者:史鳳明 單位:中國鐵路呼和浩特局集團(tuán)有限公司