企業(yè)科技檔案管理方法

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1企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀

企業(yè)科技檔案的管理體制尚未完善，對(duì)于加強(qiáng)企業(yè)科技檔案的管理力度是目前我國(guó)需要重視的一大問(wèn)題。建立科學(xué)的檔案管理體制不僅能推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展，同時(shí)也能體現(xiàn)企業(yè)的科技水平，有利于企業(yè)的自我認(rèn)知和未來(lái)規(guī)劃。做好科技檔案的保存和有效利用能推動(dòng)企業(yè)科技研發(fā)工作到的進(jìn)行，也能在一定程度上促進(jìn)我國(guó)生產(chǎn)力和經(jīng)濟(jì)水平的發(fā)展。我們要提高對(duì)企業(yè)科技檔案管理的認(rèn)識(shí)，了解我國(guó)企業(yè)科技檔案管理的現(xiàn)狀。

1.1科技檔案的管理技術(shù)落后，管理人員的認(rèn)知低

對(duì)科技檔案的管理上，我國(guó)企業(yè)普遍存在著管理技術(shù)上的不足。由于企業(yè)科技檔案科學(xué)技術(shù)性較高，種類多元，類型多樣，很多企業(yè)的管理技術(shù)達(dá)不到對(duì)電子科技檔案的多樣化管理。傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足科技檔案的管理任務(wù)和需求。同時(shí)很多企業(yè)的管理認(rèn)知不足，導(dǎo)致科技管理工作相對(duì)松散，造成檔案資料的損壞和丟失，嚴(yán)重影響到企業(yè)的發(fā)展。檔案管理人員對(duì)于科技檔案重要性的認(rèn)知較低，對(duì)于檔案管理工作不重視，不嚴(yán)謹(jǐn)。檔案管理人員對(duì)管理工作的輕視，忽略了科技檔案的長(zhǎng)遠(yuǎn)重要性，往往在工作中會(huì)出現(xiàn)檔案流水，檔案損壞等失誤。

1.2對(duì)技術(shù)資料歸檔的缺失

對(duì)于企業(yè)現(xiàn)階段科技檔案的管理上，企業(yè)更重視的是文件資料的收集工作，而忽視了一些技術(shù)性資料的歸檔。不同于傳統(tǒng)的檔案管理，科技檔案的管理不僅僅需要對(duì)數(shù)據(jù)的采集和歸檔，還有很多非原件的技術(shù)資料也需要做好歸檔。科技檔案旨在做好企業(yè)科技水平的記載，為日后企業(yè)的發(fā)展墊底基礎(chǔ)。技術(shù)資料是企業(yè)生產(chǎn)力的發(fā)展過(guò)程中直接產(chǎn)生的，具有重要依據(jù)的參考資料。但是企業(yè)往往會(huì)出現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理上的弊端，忽視對(duì)技術(shù)資料的歸檔工作，導(dǎo)致資料的缺失。同時(shí)，由于很多企業(yè)經(jīng)濟(jì)條件的不足，對(duì)于企業(yè)檔案的管理上經(jīng)費(fèi)投入較少，影響了檔案資源管理工作的進(jìn)行。

1.3科技檔案管理的難度大

科技檔案的難度較大。很多科技檔案的存檔工作不僅是局限于紙張上，還有包括影像，圖片資料等電子檔案需要進(jìn)行歸檔。電子檔案的歸檔比傳統(tǒng)的紙張檔案的歸檔保密性更強(qiáng)，要求的技術(shù)操作更難，需要管理的科學(xué)性和技術(shù)性。目前企業(yè)檔案管理的程序單一，只是按照傳統(tǒng)進(jìn)行簡(jiǎn)單的檔案分類，裝訂，面對(duì)種類多樣的科技檔案無(wú)法進(jìn)行有效的管理，沒(méi)有達(dá)到其管理價(jià)值。科技檔案的使用率較高，管理效率的低下會(huì)導(dǎo)致破損檔案無(wú)法及時(shí)修補(bǔ)備份，資料丟失。

1.4忽視科技檔案的建立和銜接問(wèn)題

很多企業(yè)仍存在對(duì)文書檔案的建立多過(guò)于對(duì)科技檔案的建立，缺乏對(duì)日常科技檔案的積累。往往在需要使用到科技檔案的時(shí)候，才會(huì)發(fā)現(xiàn)不足。同時(shí)企業(yè)的項(xiàng)目管理和科技檔案管理的銜接上也存在著問(wèn)題。科技檔案的采集主要是針對(duì)項(xiàng)目管理中所涉及到的資料，企業(yè)技術(shù)人員對(duì)科技資料的交接工作十分重要。

2.加強(qiáng)企業(yè)科技檔案的管理策略

要推進(jìn)企業(yè)科技檔案管理工作的進(jìn)行，需要我們建立起完善的管理體系。加強(qiáng)企業(yè)科技檔案的管理工作，有利于提高檔案的管理效率，體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。企業(yè)應(yīng)該重視科技檔案的管理工作，制定合理有效的管理體系。

2.1提高對(duì)科技檔案管理的重視和管理技術(shù)水平

企業(yè)應(yīng)該提高對(duì)科技檔案管理的重視程度，轉(zhuǎn)變科技檔案管理人員的觀念，提高管理人員對(duì)科技檔案重要性的認(rèn)識(shí)。科技檔案的管理工作相對(duì)繁瑣，枯燥，管理人員必須具備良好的工作素養(yǎng)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，培養(yǎng)其自身的積極性，全身心的投入到科技管理的工作當(dāng)中。檔案管理人員需要熟悉管理工作的流程，做好資料的采集，記錄和整理。同時(shí)企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員管理技術(shù)上的培訓(xùn)，提高管理人員的技術(shù)水平和專業(yè)知識(shí)，做到對(duì)管理人才招聘的嚴(yán)格把關(guān)。管理人員自身也應(yīng)該不斷學(xué)習(xí)，開(kāi)闊視野，了解社會(huì)形勢(shì)和科技發(fā)展動(dòng)態(tài)，結(jié)合西方先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，實(shí)現(xiàn)管理的方式的多樣化，提高管理效率。

2.2建立電子檔案的管理模式，嚴(yán)格執(zhí)行管理規(guī)程

企業(yè)需要針對(duì)電子檔案的管理建立獨(dú)立的管理模式，電子檔案的管理同傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不一樣，不能僅局限于傳統(tǒng)檔案的管理模式。電子檔案需要將一些影音，圖片進(jìn)行整理入檔，應(yīng)該對(duì)電子檔案進(jìn)行規(guī)模劃分，整理好檔案的存儲(chǔ)位置，多好文件的分類和標(biāo)記，方便管理。同時(shí)也應(yīng)該做好網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，以防系統(tǒng)中毒而導(dǎo)致的資料丟失。企業(yè)也應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行管理流程，做好對(duì)科技檔案的采集，整理和入檔保存工作。企業(yè)應(yīng)該制定一系列管理制度規(guī)范管理操作，以防檔案資料的丟失。

2.3加強(qiáng)與其它企業(yè)在科技檔案管理上的交流

要加強(qiáng)與其它企業(yè)在科技檔案管理上的交流，相互借鑒，取長(zhǎng)補(bǔ)短，認(rèn)識(shí)企業(yè)自身在管理模式上存在的不足，有利于科技檔案管理工作上的相互促進(jìn)。同時(shí)企業(yè)也可以采用競(jìng)爭(zhēng)的方式來(lái)提升檔案管理人員工作的積極性，重視對(duì)科技檔案的管理。

2.4做好科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

隨著科技的日益發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來(lái)，科技檔案管理逐漸走向數(shù)字化，網(wǎng)絡(luò)化。針對(duì)科技檔案的管理，企業(yè)需要正確的管理軟件，做好對(duì)科技檔案的案卷和文件的錄用和檢索。

3總結(jié)

科技檔案記載著企業(yè)的發(fā)展過(guò)程，是企業(yè)生產(chǎn)中直接產(chǎn)生的檔案記錄資料，具有其自身的價(jià)值。做好科技檔案的管理工作，有利于促進(jìn)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和科技發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該具有獨(dú)立的科技檔案管理體系，提高管理技術(shù)水平，保障檔案的真實(shí)完整性，加強(qiáng)對(duì)科技檔案的管理意識(shí)。

作者：楊海露單位：枝江市城市建設(shè)檔案館