醫院科研檔案管理的標準化

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1、健全檔案管理制度，規范檔案管理行為

由于醫院科研檔案工作不能直接創造經濟效益，在一定程度上造成領導對各類科研課題檔案管理工作不夠重視，被冷落在邊緣部門；而醫院在醫教研發展工作中，開展各類考核、評估和評比時才被想起，匆匆上陣填補工作，事后又被打入冷宮。目前由于醫院領導對科研檔案重要性認識不足，缺乏完善的、切實可行的規章制度，甚至檔案管理的相關制度、職責、考核標準都是缺失的狀態，更沒有統一規范的醫院檔案管理模式。可見健全檔案管理制度是保持其健康有序的發展前提，根據國務院批準頒布的《科學技術檔案工作條例》，制定統一規范的檔案管理辦法，對科研檔案實行統一管理，明確檔案部門的監管職責，完善檔案的收集、整理、保管、利用、借閱、保密等流程制度，推行檔案工作標準化、規范化管理，保持與課題管理辦法互相配套，確保與醫院科研政策的統一性和延續性，以形成科研檔案工作的良性循環。結合實際制定科研檔案管理一系列制度，內容應包括三個方面：

（1）制定醫院領導和檔案工作人員的職能，明確責任，確保科研檔案的管理落到實處；

（2）明確科研資料的收集、編制的范圍，以保證科研檔案歸檔率、完整率和準確率達到規定要求，內容細節應有理有據；

（3）制定科研檔案管理工作的考核內容及評價標準。考核的內容主要是資料收集、案卷整理是否做到完整、齊全、準確和規范，質量是否滿足規定要求，責任是否落到實處以及檔案管理制度的執行情況等。

2、加強業務培訓，提升科研檔案管理質量

隨著檔案信息化的飛速發展和更新換代，新設備、新方法、新技術不斷得到應用，檔案種類和載體的多樣化，對科研檔案管理人員提出了更高的要求。管理人員不僅有強烈責任心，更需要有扎實的專業知識、業務水平以及計算機操作能力。首先，檔案管理人員可通過參加各類型的專業知識等繼續教育學習和計算機管理相關技能培訓，及時更新相關知識，不斷總結經驗，提高管理工作水平；其次，建立科研人員與檔案管理人員的互動交流平臺，及時了解科研工作中涉及的相關問題，群策群力，使檔案管理人員能更好的為科研人員工作提供服務；最后，檔案管理人員要與時俱進，發揮創新思維，運用網絡技能來提高科研檔案信息資源的更新速率，進一步提高檔案管理水平，更好地滿足醫院科研事業日益發展的需要。

3、優化檔案工具，實現檔案管理現代化

通常醫院科研檔案存在空間小、設備落后，加上醫院不重視，常常缺乏長遠規劃等問題，對檔案信息化的發展和新形勢的需求難以適應。因此，領導重視是做好檔案管理工作的重要保證，要使院領導認識到科研檔案、科研發展在醫院發展中社會價值，意識到在醫院各種評審評價中重要作用。基于醫院層面把檔案管理納入醫院工作計劃，與醫院業務建設同步規劃、同步發展。爭取醫院在檔案管理硬件設施上給予支持，適當增加經費投入，配備必要的檔案管理設施與工具，改善工作條件，及時更新檔案現代化管理所必檔案工具，對提高檔案歸檔質量與效率具有重要的影響作用。同時，科研部門建立檔案資源庫，將有關科研活動的文獻、數據、課題申報、評獎、獲獎等科研檔案信息資料聯機上網，資源共享，達到資源有效開發利用，為醫院科研發展創造便利的平臺。要進一步改進檔案存儲和檢索方式，提供高質量、高效率的科研檔案檢索，更好地滿足醫院科研事業日益發展的需要。檔案管理現代化是檔案管理的趨勢，逐步實現以計算機等現代化科研檔案管理，加強電子文件歸檔和電子檔案管理軟件的開發與應用，提高科研檔案質量和管理效率。總之，科研檔案是科技知識的重要載體，是科研管理工作必不可分的組成部分。按照國家檔案工作法規的有關要求，規范化、科學化、現代化科研檔案管理，不僅是醫院檔案管理部門的職責所在，也是建設現代化臨床、教學、科研于一體的綜合性大型醫院的內在要求。（本文來自于《華章》雜志。《華章》雜志簡介詳見）

作者：吳佳怡單位：中山市人民醫院