檔案管理信息化探究
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1．1檔案管理信息化內涵
檔案管理信息化的內涵就是在國家檔案行政管理部門的統一規劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現代信息技術，對檔案信息資源進行處置、管理和提供利用服務。信息化充分體現在檔案管理工作中利用現代計算機技術、信息技術、網絡技術等對檔案資源進行處理、管理、開發等，將紙質文件、聲像文件等傳統介質文件和已歸檔保存的電子檔案，系統組織成具有有序結構的檔案信息庫，達到為社會發展提供服務的功能目的。
1．2檔案管理信息化的特點
檔案管理信息化具有如下的幾個特點：①具有檔案信息存儲、查取等自動化功能。②檔案信息能夠實現共享。③檔案信息化管理具有智能化特點。④檔案信息化管理實現社會化服務。
1．3檔案管理信息化必要性
隨著社會不斷的發展，當前已經進入了信息時代，知識爆炸式發展，高新技術的突飛猛進等對檔案管理也提出了越來越高的要求，傳統的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當前檔案信息量的急劇增加，種類繁多，紙質的經過查閱容易變爛、需要保存完善，需要大量的材料來裝載信息，不符合當前低碳經濟發展要求，因此傳統的檔案管理模式已經難以適應當前社會發展的要求。隨著計算機技術、網絡技術等不斷發展，檔案管理出現網絡化、電子化、動態化、數字化等信息化模式是必然發展趨勢。現代的信息技術，比如大容量的硬盤能夠存儲大量的數據信息，網絡技術能夠實現遠程數據傳輸。
2當前檔案信息化管理存在的問題
2．1檔案管理人員素質有待提高
從當前狀況來看，各單位的檔案管理人員整體素質不高，由于傳統的檔案管理方式、方法適應不了現代的要求，先前的檔案管理人員采用現代檔案管理模式，但是其信息化管理專業性、學歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經驗，管理觀念意識不強。各單位比較普遍的狀況是既懂檔案管理專業業務知識又懂計算機技術、網絡技術等信息技術的復合型人才甚少，能夠對檔案管理軟件進行維護，開發檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對檔案管理信息化發展形成人力資源障礙。
2．2檔案管理數據安全問題
網絡信息技術帶來方便的同時，也給信息泄入帶來隱患。檔案管理信息化不可避免的要受到安全方面的威脅，如何來維護檔案管理信息化的網絡安全將是一項長期的任務，也是檔案管理信息化建設和發展的一道障礙。
2．3檔案管理信息化模式不夠規范
當前，存在各類檔案的著錄細則相容性不強，檔案分類，編號等方面沒有統一有效的標準，僅著眼于某一個專業系統，難以全面展開實施。由于檔案管理在標準及規范方面存在不統一，某種程度上導致信息數據格式及系統的異構。再者，我國檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴重不足，信息技術的設備比如掃描儀型號不～，檔次參差不齊，硬件環境也缺乏統一規范，這些都影響到檔案管理信息化的進一步發展。
2．4檔案信息化管理的數據質量問題
由于檔案信息化管理將紙質的文件電子數據化后，電子文件具有信息的非紙質性、信息與載體的可分離性、信息載的脆弱和不穩定性、信息存儲的高密度性、信息的易更改和易丟失性等特征，從而出現了數據質量問題，而且當前維護電子文件的真實性的途徑及方法還不能夠達到確保電子數據文件真實性的目的。
3改善當前檔案管理存在問題的措施
3．1培養及引進檔案信息化管理高素質人員
針對當前檔案信息化管理人員素質不高的現況，需要加強人員的檔案管理信息化業務培訓，適當引進高素質人才，打造一支適應現代化檔案管理要求的專家型隊伍，向既熟悉檔案管理業務又懂得計算機檔案管理技術的復合型人才的目標邁進。
3．2加強檔案信息化管理人員的安全意識
檔案信息的重要性不言而喻，為了預防信息泄入，檔案管理人員必須要加強安全意識。認真務實的對檔案信息做出鑒定，確定檔案的密級程度和開放范圍，嚴格管理。適時的對計算機進行殺毒，安裝防火墻，升級殺毒軟件，升級相關硬件設施，嚴格按照《全國檔案信息化建設實施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數據備份等安全防護措施，要嚴格執行“三網”隔離，采取可靠的防范技術和措施，確保檔案部門網絡的信息安全，對面向公眾的上網信息進行嚴格審查，確保都是可以公開的信息。
3．3統一及制定檔案管理信息化標準
統一檔案管理信息化的標準，必須要依托國家行政的力量，打破各個單位各自為政的局面，統一國家政策法規和各種業務規范。檔案信息化標準是進行檔案信息化建設的重要基礎和必要條件，它貫穿于檔案信息化建設過程的始終。檔案管理要符合檔案的各項標準化內容、分類、編號設置以及案卷目錄，各個項目都要求標準化，符合各標準的規定。
3．4加強電子檔案歸檔管理
加強電子檔案的歸檔管理目的就是為了確保檔案信息化電子文件的真實性，檔案部門要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監督、指導，保證各單位產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效。研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制定電子檔案管理辦法。
