研究辦公室文書與檔案管理

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一、目前醫院文書檔案管理的特點

（一）文書檔案主要是以紙質或其他載體

記錄發生的事件、過程記載、物品存檔、關鍵文件為管理對象文書檔案的管理重點主要在于收集和保存資料。分門別類的存放，此階段的工作重心應放在收集、管理、編目編冊、保存等方面。

（二）文書檔案載體的多樣性

文書檔案涉及方面眾多，是單位發展進程中的真實反映和記錄，行政管理、科技檔案、新設備檔案、會計檔案等都是文書檔案所涉及的內容。由于文檔內容豐富多樣。所以文書檔案的保存載體也具有多樣性。例如：照片、錄音、錄像、協議、合同、責任書各類文件以及各種電子檔案等等。

（三）文書工作與文書檔案之間的聯系

文書工作包括文件的整理收集、立卷和歸檔，文書檔案的管理包括文件的書寫材料、文件的格式、是否及時歸檔等。文書工作可以說是檔案工作的基礎和前提條件，文書工作的全過程也是辦公室文書檔案形成的過程。

二、關于醫院辦公室文書檔案管理中存在的問題概述

（一）醫院文書檔案管理的投入過低

由于醫療用房的緊張，醫院存放檔案的地方也十分有限；醫院文書檔案職責不明,管理不完善，醫院文書檔案與醫療病歷檔案的存放于檔案庫房的存放相混合，與檔案管理的標準相差甚遠。醫院文書管理的信息效率過低。

（二）醫院辦公室文書檔案意識薄弱

長久以來醫院多偏重病案檔案，醫院文書與文書檔案相對于病案檔案來說,醫院文書檔案的相對重要性缺乏到位的宣傳。很多人都認為文書檔案沒有存在的價值,相關的科室對于文書檔案也是只保存不利用,有效資源的利用率下降，浪費程度極其嚴重，不能達到預想的可觀狀況。

（三）醫院在文書與檔案工作中存在的不規范現象現下的檔案管理模式下存在這許多的不規范現象。例如：版記不全、文件使用不當、分類不明確、用紙不達標、辦理程序不規范、原稿文件缺損、裝訂不規范等現象。

（四）醫院文書檔案管理工作人員的專業素養有待提高

目前，我國的檔案專業人員隊伍在理論水平、文化水平、專業素養等方面參差不齊。有些檔案管理工作人員缺乏文書檔案管理方面的必要專業知識，責任心主人翁意識的缺失。造成案卷的混亂和收集保存不齊全等現象，不符合辦公室文書檔案管理的規范準則。

三、針對醫院辦公室文書檔案管理工作的一些優化措施

（一）強化醫院文書檔案管理工作的規范銜接實現文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴格把好文件紙張大小、文件格式、筆支選取等等原始一手資料的質量關，實現標準化和規范化，在公文辦理完畢后，應及時整理立卷及歸檔。

（二）提高醫院文書檔案管理人員的專業技能和管理意識醫院辦公室文書檔案管理工作人員需要不斷地積極參加檔案業務培訓，學習檔案專業知識理論，充實和提高自己的檔案管理專業知識。做到與時俱進，辦公現代化是社會發展的必然趨勢，信息社會必然導致大量的電子文件的出現。實現醫院文書檔案管理的現代化。文書檔案管理人員則需要努力成為管理型、復合型和技術性的專業辦公室文書檔案管理人才。

（三）提高醫院文書檔案管理工作人員的積極性

健全相關的規章制度，加強檔案整理工作的檢查與監督，全面提高思想認識，促進文件材料的收集工作。把握好人員的變動和調入關，增強文書檔案管理工作人員的責任感。充分調動辦公室文書檔案管理人員的工作熱情，提高實事求是的工作態度，及時對從事相關文書檔案管理的人員進行相關的待遇到位。

（四）建立醫院文書歸檔的制度

具體到一個立檔單位，不僅要真實、客觀，要有歸檔的時間、范圍、要求，保證文件的完整。文書檔案整理的內容：檔案的系統化（檔案的分類、案卷的排列、檔號的編制）和基本編目（編制案卷的目錄）。

四、結束語

文書工作是檔案工作的基礎，檔案也是文件工作的發展和延續。文書檔案既可以儲存記錄醫院現在文書檔案管理建設的狀況，也是醫院過去發展歷程的縮影。要想為醫院的建設和發展提供有利的保證；提高文書檔案利用率。就必須建立有效的工作程序和管理制度，搞好文書檔案工作的規范銜接，加強各部門之間的協作，提高醫院文書檔案工作的地位勢在必行。促進文書檔案管理工作規范化、標準化。

作者：李春蓉單位：成都市婦女兒童中心醫院