稅務(wù)電子檔案管理研究

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［摘要］在信息化高速發(fā)展的今天，稅收工作信息化也在不斷推進，稅收檔案管理工作正在逐步實施現(xiàn)代化管理，電子檔案管理成為稅務(wù)管理的主要部分。但是信息技術(shù)在應(yīng)用于稅務(wù)檔案工作的過程中存在一定的問題，思想認識和工作經(jīng)驗都有不足之處。本文就電子檔案管理在稅務(wù)工作中的意義以及當前稅務(wù)電子檔案工作中容易出現(xiàn)的問題進行了分析探討，并針對問題提出了相應(yīng)的措施、對策，希望能對提高稅務(wù)檔案管理工作水平有所幫助。

［關(guān)鍵詞］稅務(wù)；電子檔案；管理；信息化

當前納稅人的生產(chǎn)經(jīng)營方式呈現(xiàn)多樣化特征，稅務(wù)部門的稅收征管工作也面臨著新的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的稅務(wù)檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)當前的社會需求，稅務(wù)檔案工作者必須探索出一套新型的檔案管理方法，而利用信息化技術(shù)進行稅務(wù)檔案管理是今后稅務(wù)檔案管理工作的必然趨勢。然而稅務(wù)部門間的程序缺乏聯(lián)系，難以做到信息共享，這給稅務(wù)檔案的收集、整理帶來了困難。

1 稅務(wù)電子檔案管理的特點及意義

電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進行電子文件的記錄。它相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來說，具有連續(xù)不斷復(fù)制的特性。電子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意修改、增刪，并且不會留下任何痕跡，從而保證了檔案頁面始終保持良好的整潔度和標準性。電子檔案是依托于計算機系統(tǒng)完成的，它可以利用計算機系統(tǒng)進行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙質(zhì)文件需要分類整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進行自由組合分類，并且突破了紙質(zhì)檔案的時空限制，檢索查詢也更加方便快捷。此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無限增長的紙質(zhì)檔案文件與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。把電子檔案管理方法應(yīng)用到稅務(wù)檔案管理工作中，有效減輕了稅務(wù)檔案管理人員的勞動強度，促進了稅務(wù)檔案信息的流通與共享，使稅務(wù)檔案的收集、整理、建檔、服務(wù)一體化，同時也解決了征納雙方信息不對稱的問題。稅務(wù)部門還能及時掌握稅源動態(tài)，為稅收計劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度，降低了國家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出了其應(yīng)有的價值。

2 稅務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

雖然近幾年來電子檔案已廣泛應(yīng)用于我國各級稅務(wù)機關(guān)之中，但是其效果并不理想。具體工作過程中出現(xiàn)的許多問題也阻礙了電子檔案在稅務(wù)部門中的應(yīng)用效率。因此，必須總結(jié)稅務(wù)電子檔案管理的經(jīng)驗教訓(xùn)，并進行認真分析、探討，找出相應(yīng)的對策和方法，切實讓稅務(wù)檔案在稅收工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

2.1 稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善

稅務(wù)機關(guān)要想有效管理電子檔案就必須有過硬的硬件配置和良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費和技術(shù)的限制，我國多數(shù)基層稅務(wù)部門稅務(wù)檔案設(shè)施還比較落后。電子檔案管理所需的相關(guān)設(shè)備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設(shè)備落后陳舊、功能不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務(wù)檔案數(shù)字化與稅收征管信息化建設(shè)脫節(jié)，嚴重影響了稅務(wù)檔案管理的性能。

2.2 稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位

在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會，做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密措施是第一位的。在稅務(wù)電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息安全和保密性，是提升稅務(wù)電子檔案管理有效性及科學性的重要保證。當前稅務(wù)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)安全措施還不到位。稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。我國許多稅務(wù)部門電子檔案的使用尚在初級階段，電子檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會丟失，并給稅收征管工作帶來重大損失。因此，必須盡快完善電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好安全保密工作。

3 稅務(wù)電子檔案管理改進對策

3.1 加強辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，加強信息化技術(shù)研究

當前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國各級稅務(wù)部門試點推行，這進一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有助于對系統(tǒng)的流暢性和安全性進一步改進、提升。此外，在對稅務(wù)檔案的六大系統(tǒng)模塊管理、應(yīng)用的基礎(chǔ)上，要把每個模塊功能加以細化，加強高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設(shè)，使納稅人的業(yè)務(wù)辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價值得以充分利用，稅務(wù)部門還要拓展檔案應(yīng)用模塊，把稅務(wù)電子書、檔案統(tǒng)計查詢、電子文件展示等納入檔案應(yīng)用模塊中，做到檔案資源共享，為需求者提供咨詢、查閱服務(wù)。另外，稅務(wù)部門要提高稅務(wù)檔案工作人員對計算機的應(yīng)用水平，努力使稅務(wù)檔案管理人員做到既懂計算機又精通稅收知識，成為稅務(wù)電子檔案管理的復(fù)合型人才。稅務(wù)部門還要對計算機專業(yè)人才加強稅收專業(yè)知識的培訓(xùn)，使其能夠更好地從事計算機的開發(fā)管理工作。要加強對稅收干部進行計算機知識培訓(xùn)，強化信息數(shù)字化技術(shù)在稅務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用。要協(xié)同相關(guān)技術(shù)部門加強信息化技術(shù)的相關(guān)研究，解決稅務(wù)檔案管理工作中存在的存儲與壓縮以及保密性、長期保存等技術(shù)問題，切實做好稅務(wù)電子檔案管理工作。

3.2 規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式

國家稅務(wù)總局應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實可行的辦公自動化流程，并根據(jù)當前各稅務(wù)部門的工作軟件實際情況，開發(fā)出能夠綜合各項稅務(wù)工作的應(yīng)用程序，使稅務(wù)電子檔案管理工作更加規(guī)范，提高稅務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。稅務(wù)部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺統(tǒng)一、信息共享的原則，在保證行政管理信息和稅收業(yè)務(wù)積累不受影響的情況下，在同一省內(nèi)努力實現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。另外，稅務(wù)部門要依照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及各省的稅收征管及檔案管理辦法，構(gòu)建稅務(wù)部門的電子檔案管理模式，制定出適合稅務(wù)部門自身實際情況的稅務(wù)電子檔案管理辦法。此外，稅務(wù)部門應(yīng)該完善稅務(wù)電子檔案管理的考核制度，讓稅務(wù)電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務(wù)檔案管理人員的工作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負責人，由其負責電子檔案校驗、監(jiān)督工作，并對工作中出現(xiàn)的問題及時處理。同時，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)的績效考核模式，明確檔案管理責任制，對電子檔案的采集、整理、歸檔、開發(fā)有明確的獎懲考核指標，激勵檔案管理工作者不斷提高工作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。

3.3 完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作

在電子檔案管理過程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就造成電子檔案文件信息隨時都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的危險。因此，保護電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員的重要工作。當前能夠保護電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權(quán)限控制法，以及數(shù)字時間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印法是利用特殊技術(shù)把作者自己設(shè)置的花紋、印鑒等標志隱藏到電子檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復(fù)制、拷貝時，這些標志無法復(fù)制，這就保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī)律，對沒有加密的文件數(shù)據(jù)進行加密處理，讓它成為無法識別的難讀數(shù)據(jù)，以此來保護電子檔案不被竊取。數(shù)字時間印章保證了電子檔案信息的原始性和真實性不會受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時間不可改變。然而一切安全保護措施都是相對而言的，當前的電子文件保密技術(shù)和解密技術(shù)都在不斷地升級和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保密工作，是一項長期而艱巨的任務(wù)，任何時間都不能有半點松懈。另外，一些脫機方式保存的光盤對歸檔電子文件的長期保存條件要求較高。在保存光盤過程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。4 結(jié)語電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務(wù)部門的工作效率。然而，稅務(wù)電子檔案管理存在著稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善，稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位等問題，需要稅務(wù)部門加強辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式，完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務(wù)電子檔案真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

主要參考文獻

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作者:彭 琴 單位:廣東省惠州市地方稅務(wù)局