紙質檔案和電子檔案之優劣勢

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需要配置一定數額的有較高專業知識、有一定學歷、有很強責任心的專職管理人員。這些都是一筆龐大的開支。紙質檔案容易毀損。盡管人們千方百計地，不惜重金地對紙質檔案，特別是那些重要的歷史檔案進行搶救和保護。但是由于種種原因，每年都有相當數量的紙質資料、文獻被毀損或消失。有些檔案庫房年久失修漏雨，造成檔案破損、霉變，一旦毀損，便造成不可估量的損失。

隨著計算機技術的不斷普及和應用，電子檔案已越來越受到人們的推崇。這種記錄和保存信息的手段更加方便和快捷，在某些方面避免了紙質檔案的弊端。

1.電子檔案的優勢。

（1）與紙質檔案相比，電子檔案不僅為歸檔提供了快捷的管理手段，而且提供了信息利用的快速通道，免去了立卷、歸檔、檢索查找的困難，減少了管理人員，減輕了工作人員的勞動強度，有利于節省大量人力物力，同時大大提高了檔案管理的工作效率。

（2）有利于提高服務質量。電子檔案使資源信息實現電子化，有利于提高檔案管理的服務質量。大量的原始檔案可以集中在計算機的存儲介質中，通過互聯網進行傳播，可以使用戶在查閱時實現對大量信息的快速篩選，求得自己所用的信息或資料。

（3）有利于滿足多樣化需求。越來越多的人們不僅需要原始的文字資料，還需要原始圖像資料和視頻資料。紙質檔案根本滿足不了這一需求。而電子檔案的內存極大，對信息保存了多樣性，完全可以滿足使用者的多樣化需求。隨著社會的發展和科學技術的進步，電子檔案也隨之發展和完善，可以更好地為需求者提供全方位的服務。

2.電子檔案的劣勢。

（1）與傳統的紙質檔案相比電子檔案具有更大的風險性，如果沒有積極有效的防范風險的措施，很容易造成信息泄露和數據被盜。

（2）與紙質文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作。一些文檔管理人員受傳統觀念的影響，誤以為電子文件不是文件而忽視其正常歸檔，還有的是立卷人業務不熟練而產生畏難情緒消極對待。

（3）與紙質檔案相比，電子文件的載體穩定性較差且易損壞，對文件歸檔方式的選擇要求更高，需要歸檔單位與信息傳輸部門和網絡管理部門共同配合、協同工作。

（4）由于印章和簽署是文件的主要標志，為此，在當下的技術條件下，對一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙質形式歸檔保存，電子檔案目前的功能尚不能替代。綜上所述，檔案管理應該實行“雙套制”。

作者：崔磊單位：黑河市海蘭街社區衛生服務中心