商務信函

前言：想要寫出一篇令人眼前一亮的文章嗎？我們特意為您整理了5篇商務信函范文，相信會為您的寫作帶來幫助，發現更多的寫作思路和靈感。

商務信函范文第1篇

口語化

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“Wearelookingintoyourcomplaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

語氣語調

由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

真誠

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

直接

跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。

禮貌

我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

簡潔

就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函里，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goodshavebeensent”，那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

精確

當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，盡可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助于加快事務的進程。

針對性

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄里寫“DearSirs”or“DearSirorMadam”。

語言樸實

前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更愿意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要盡量避免華麗復雜的詞句。比如“Welookforwardtoabrightandgloriousfutureofcooperation”，就不如直接寫成“Wehopetohavetheopportunitytoworktogetherwithyouinthefuture.”，這樣才更加符合西方人的語言習慣。

回復迅速及時

給買家的回復，千萬要迅速及時。因為買家通常只看最先收到的幾封回復，從中去選擇合適的供應商。如果您的回復不夠及時，就可能因為搶不到先機而失去商機。

標題

商務信函范文第2篇

【關鍵詞】 商務信函 詞匯 句法 文體特征

在國際貿易競爭日益激烈的今天，為了通過發送商務信函達到有效交流，傳達友好情感，增加商務合作機會的目的，商務信函的語言應該簡潔、明了、禮貌、準確。商務信函是商務溝通和交流不可或缺的工具，同時也是傳達商務信息的重要載體。本文通過對英語商務信函的文體特征分別從詞匯和句法兩個方面進行了探討。

1. 詞匯特征

1.1用詞規范正式

由于國際商務信函是一種正式的公函語體，因此，大多使用正式書面詞匯代替普通詞匯，并力求用詞簡潔樸素、準確具體，能充分體現國際商務公函的規范正式、公事公辦的特點。如用inform代替tell，用sufficient代替enough，用purchase代替buy，用therefore代替so,用dispatch代替send等。例如：We are pleased to inform you that your order No 123 has been dispatched in accordance with your instruction. 我方很高興通知貴方，第123號訂單貨物已遵照你方指示發出。

1.2用詞準確嚴謹

由于商務信函的本質功能就是傳遞信息，而且傳遞的信息又關系到公司業務發展、品牌形象、客戶開發、國際聲譽等，因此，表達不能模棱兩可，更不能出現錯誤，否則就會讓對方誤解，給日后的交流制造障礙，甚至造成經濟損失和名譽影響。如果信函涉及貨物的價格、重量等，有關數字的內容必須準確嚴謹，毫不含糊，如要寫“68美元”，一般信中只寫“$68”，而在商務英語信中要寫成“$68.00”。再如，介詞短語by Monday 和before Monday在商務英語信函中是要嚴格區分的，前者包括Monday，而后者不包括Monday這一天。

1.3多使用肯定性詞語

肯定性的詞語強調積極的方面，給人愉快的感覺。在商務信函寫作中，pleasure, pleased, glad, appreciate等有積極的感情意義的詞語應不斷使用。例如：We are looking forward to the pleasure of hearing from you soon. Your immediate attention would be appreciated.

1.4正確使用情態動詞

英語中情態動詞的使用可以使句子的語氣更加緩和、委婉。試比較以下兩個句子： a. We appreciate it if you advance shipment. b. We should appreciate it if you could advance shipment.

在語氣上b句比a句委婉得多，使人感覺更有禮貌。

2. 句法特征

2.1句式正規完整

英語商務信函作為一種正式體的書面英語，層次復雜的從句和長句的使用通常高于非正式英語。復合句適合表達層次復雜的邏輯關系，傳遞較多的信息，這種效果短句是無法達到的。例如： Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have been previously given to the carrier, Master or Agent of vessel and the nature is distinc tly marked on the outside of the package or packages as required by statute. 上面的段落只有一個句子。在這個正規完整的長句中，有and 連接兩個分句，前一個分句中有一個unless引導的條件狀語從句。句子雖長，可層次分明，并列的和互為條件的關系敘述得非常清楚。

2.2使用條件句

在向對方提出請求、要求和建議時，用條件句更能表達禮貌、委婉的語氣。例如：We would appreciate it very much if you would send us the latest samples with their best price. If your quality is good and the price is suitable for our market, we would consider 。signing a long-term contract with you.

2.3使用被動語態句

使用被動語態能避免指責動作的執行者，從而比主動語態顯得更禮貌。試比較以下兩個句子：

a. You made a very careless mistake during the course of shipment.

b. A very careless mistake was ma-

[優論論文]de during the course of shipment.

b句比a句語氣更委婉，更易被人接受，顯得更有禮貌。

2.4盡量運用有積極含義的肯定句

在商務交往中，閱讀者更愿看到一封具有積極、肯定的商務信函。這種肯定的陳述會使人向好的方面聯想；反之，消極、否定的陳述使人朝壞的方面聯想。試比較以下兩個句子：

a. We won’t fulfill your order until we receive payment.

b. We will forward your order to you as soon as payment is received.

這兩句話表示的意思完全一致，但語氣稍有差別。a句翻譯成中文是：直到收到貨款，我們才發貨。b句的翻譯是：一到貨款，我們立即發貨。很顯然，b句的表達更有禮貌，更積極，也更易使閱讀者接受。

結束語：

由此可見，商務信函的語言要簡潔、明了、禮貌、準確，就必須準確的運用詞匯和句法手段，希望通過本文的分析有助于加深我們對商務信函文體特征的一般認識，從而有效地進行商務活動，在國際貿易中擁有更多的商機。

參考文獻：

[1]秦秀白:文體學概論[M].長沙：湖南教育出版社，1988.

[2]何永斌:論商務英語信函的詞匯策略[J].湘南學院學報，2005（8）：32～33.

[3]王君:淺析外貿英語商務信函的語言特點[J].教育與職業，2004（31）44～45.

商務信函范文第3篇

關鍵詞：商務信函；語用失誤；禮貌原則；合作原則

中圖分類號：H315文獻標識碼：A

一、語用原則

根據英國語言學家托馬斯（JENNY THOMAS）的觀點，語用失誤大致可分為兩類：語言本身的失誤（PRAGMATIC-LINGUSITIC）和社會語用上的失誤（SOCIO-PRAGMATIC）。另外，在具體分析中國學生在英語商務信函的語用常見失誤之前，必須了解語用學的兩個重要原則：禮貌原則和合作原則。

（一）禮貌原則（Politeness Principle）

英國著名學者利奇(Leach)于1983年在合作原則的基礎上,提出了與格賴斯的合作原則相補益的禮貌原則。其中包括六項準則:

1.得體準則(Tact Maxim):減少表達有損于他人的觀點

a)盡量少讓別人吃虧; b)盡量多使別人得益

2.慷慨準則(Generosity Maxim):減少表達利已的觀點

a)盡量少使自己得益; b)盡量多讓自己吃虧

3.贊譽準則(Approbation Maxim):減少表達對他人的貶損

a)盡量少貶低別人; b)盡量多贊譽別人

4.謙遜準則(Modesty Maxim):減少對自己的表揚

a)盡量少贊譽自己; b)盡量多貶低自己

5.一致準則(Agreement Maxim):減少自己與別人在觀點上的不一致

a)盡量減少雙方的分歧; b)盡量增加雙方的一致

6.同情準則(Sympathy Maxim):減少自己與他人在感情上的對立

a)盡量減少雙方的反感;b)盡量增加雙方的同情

以上準則是人們在交際中一般都遵守的禮貌原則。說話人說話時盡量多給別人一點方便,盡量讓自己多吃一點虧,從而在交際中使雙方感到受尊重,同時反過來獲得對方對自己的好感。禮貌原則中這些準則在商務活動的交際中很重要。

（二） 合作原則(Cooperative Principle)

美國語言哲學家格賴斯對人們在交際中如何了解對方話語中的隱含意義提出了大膽設想，如果根據他提出的“合作原則”中的各項準則進行語用推理，人們就可以推出說話中有一超越字面意義的隱含意義。合作原則包括四個范疇，每個范疇又包括一條準則和一些次準則。

1.量的準則(Quantity Maxim)

a)所說的話應包含交談目的所需要的信息；

b)所說的話不應包含超出需要的信息

2.質的準則(Quality Maxim):努力使你說的話是真實的

a)不要說自己認為不真實的話；

b)不要說自己缺乏足夠證據的話

3.關系準則(Relevant Maxim):說話要貼切

4.方式準則(Manner Maxim):要清楚、明白

a)避免晦澀的詞語；

b)避免歧義；

c)說話要簡要；

d)說話要有條理

國際商務交往中,人們通過遵守合作原則的各項準則來實現相互合作的言語交際。然而,不同的人在遵循這些準則時,會自覺或不自覺地側重某一方面,而忽略其他的方面。

二、中國學生在商務信函中的語用失誤現象

商務信函作為特殊用途英語有它特定的表達方式,如果對該語言的特殊文化內涵把握不準,在使用過程中很容易出現失誤。商務英語中的語用失誤表現在以下幾個方面：

（一）稱謂語使用不當

文化對語言的影響無所不在。在英漢語中，即使是很普通的人稱指示代詞，使用規則也不盡相同，據統計，漢語使用第一人稱和第二人稱代詞比英語多，而英語第三人稱的使用頻率比漢語要高。這反映出英漢民族微妙的心理文化差異。中國人的交際和關注對象更多集中在“我”和“你”之間，談論第三者則相對少一些。這反映了一種文化規約下的語言行為特征。英語人稱使用的語用原則是：在表達正面、積極的態度、看法或愿望時，一般使用第一人稱。但在涉及要求、允諾時，為了表明自己重視對方，從對方的觀點或利益出發，一般使用第二人稱YOU。試比較：

1a.We will agree to give you 5% discount if you increase your order to 15，000 pieces.

如果你們能將訂貨量增加到15000件，我們同意給你們5％的折扣。

1b.You will get 5% discount if you increase your order to 15000 pieces.

如果你們能將訂貨量增加到15000件，可以得到5％的折扣。

例句1a主語為第一人稱，突出和強調寫信人的立場和態度，表達不夠委婉。相比之下，例句1b采用第二人稱，突顯對方的地位和利益，給人以體諒和尊重的感受。西方一些教科書甚至認為好的作者一定要采用“你式寫法”。另一方面，使用第二人稱也要看具體的語境，如果不看具體的場合或對象，濫用第二人稱，同樣會產生負面效果。

比如：2a.You will be pleased to learn that your application for credit has been approved.

你會很樂于知道你方的信用貸款的申請業已批準。

2b.I'm pleased to tell you that your application for credit has been approved.

我很高興通知你，你方信用貸款的申請已經批準。

例句2a對于以英語為母語者來說，會覺得寫信人口氣傲慢，有居高臨下、妄自尊大之嫌，容易使對方產生“你真走運，是我們的公司核準了你的申請”的消極心理。例句2b使用第一人稱，則能傳遞另一種積極的涵義：“我們很高興你成為我們的客戶。”使對方覺得寫信方待人禮貌客氣，感情誠摯淳樸。

（二）時態失誤

英漢語言的差別還表現在語態上,漢語中傾向于主動語態而英語中尤其是商務英語中為了禮貌起見多使用被動語態,特別是在表達涉及負面的消息、存在的問題或關涉到對方的責任、過失時,為了避免語言過于直接,多使用被動語態。在使用商務英語時,如果沒有意識到英語被動語態在特定語境中的語用意義,而用潛在的漢語文化思維和表達習慣來表達,則很容易違背禮貌原則,造成語用失誤。請看下面的例子:

3a.You promised to deliver the goods within a week, and you have put us to considerable inconvenience through the long delay.

3b.You made a very careless mistake during the course of shipment.

以上兩句都使用了主動語態,直接表達對貿易伙伴的責備和不滿,語氣顯得不夠委婉,也違背了禮貌原則。但如果改成被動語態,卻能夠避免指責對方,顯得更有禮貌。試比較:

4a.The goods were promised to be delivered within a week, and we have been put to considerable inconvenience through the long delay.

4b.A very careless mistake was made during the course of shipment.

修改后的句子明顯比原來的客氣多了,也將焦點集中在要解決的問題上,而不是集中在對方的過錯上,很好地體現了禮貌的原則。

（三）語氣詞上的失誤

商務交際中,語氣的使用也是很重要的。語氣恰當,能使交際順利進行下去;不恰當的語氣,尤其是具有強迫命令式的語氣會引起對方的反感甚至憤怒,不利于溝通。請看下例：

5a.We must refuse your offer.

5b.We regret that we are unable to accept your offer.

對比上面的句子不難發現: 5a中的“must refuse”帶有脅迫的語調,改用5b中的表達方式明顯客氣得多。在語氣方面其他的詞語如“want you to”、“disgust”等帶有傲慢、討厭語氣,也要避免使用.

三、中英文化差異

中英文化的差異也是商務信函產生失誤的一個原因。從語言文化屬性看，中國文化屬于人文文化，西方文化屬于科學文化。中國文化重綜合、輕分析，重意會、輕言傳。科學文化重物質、輕人倫、重分析、輕綜合，重概念、忌籠統，價值取向以功利為本位。人文文化和科學文化在思維方式上的主要差別表現在以下幾方面：首先，中國人重直覺與具象，西方人重理性與邏輯，在語言上表現為漢語詞匯的形象性和英語詞匯的功能性。第二，中國人重整體，西方人重個體，這表現在漢語詞匯意義一般比較籠統，英語詞義一般比較具體。漢語表意比較模糊，英語表意比較準確。第三，漢語重意念，英語重形式，這主要表現在漢語句子銜接靠語義邏輯，而英語則重視句子形式上的銜接。英漢心理文化的差異對語言的影響無所不在，給跨文化交際造成了不少障礙。

四、結語

商務英語信函寫作是一種跨文化交際形式。它不是漢語商務文化語境下的思維表達方式在英語語言符號上簡單轉換。中國學生在學習過程中不僅要掌握復雜語言的表達形式，更要了解中英文化差異，尤其是相關語用理論，真正做到用理論來指導自己的寫作。只有這樣商務英語寫作與溝通能力才能準確得體，表情達意。

參考文獻

［1］何自然. 語用學與英語學習［M］. 上海: 上海外語教育出版社, 1997.

［2］陳宏薇. 漢英翻譯基礎［M］. 上海: 上海外語教育出版社, 1999.

商務信函范文第4篇

關鍵詞:最佳關聯;模糊語;商務信函

中圖分類號:H03 文獻標識碼:A文章編號:1005-5312(2010)17-0128-01

作為人類的一種交際工具,語言的使用從側面直接反映人類社會的不同社會價值和社會觀念。模糊是語言的重要特征,在任何的話語中是一種普遍的現象。目前國內外對語言模糊現象的研究主要集中于對模糊語義的研究上。但是模糊語言的研究很少來自于真實的語料。所以本文就立足于商務信函的實際語言材料,結合最佳原則分析模糊語的使用。

一、最佳關聯

交際是一個認知過程 ,交際雙方之所以能配合默契 ,主要由于有一個最佳的認知模式――關聯性。(何自然, 1995)關聯理論是一種有關人際交往與話語理解的認知理論。關聯理論認為,語言交際是一個以關聯為基礎的明示-推理過程。(Sperber D. Wilson D.,2001)任何示意交際行為都顯示該行為具有最佳關聯。語用學關聯理論為模糊語言現象提供了一種令人信服的解釋和描述。關聯理論認為模糊語出現在隨意言談中, 是自然語言的一部分。模糊語沒有明確的界限也沒有優劣之分。關聯理論的最佳關聯原則對分析話語具有自身的優勢。人的認知以最大關聯為準則,而語言交際則以最佳關聯為取向。在實際交往過程中,我們期待能產生一種最佳關聯。在交際過程中人們通常把焦點放在跟自己有最大關聯性的、更值得花費功夫去處理的信息上面,這就說明了關聯性是理解話語的理據所在。根據關聯原則,聽話者總是以最小的認知努力來獲得最大的語境效果,并以此推導出說話者的真正交際意圖。一般來說,最佳關聯考慮到說話人和聽話人兩方的利益的關聯程度。商務信函更是能體現最佳關聯的功能。商務信函涉及到一些重要的信息時應該簡明扼要,避免歧義,能夠使對方付出最小的努力,以達到最佳關聯,以使對方能夠充分了解交際目的,順利完成商務往來。

二、商務信函中模糊語的使用

作為涉外商務活動的正式交流工具,商務信函起到了重要的作用。商務英文信函要求做到三原則:精確、簡潔、清楚明白,這是信函寫作的基本要求。但是,實際的貿易交來過程中,但是在實際的交流過程中,貿易雙方并不能總是把信息具體和精確到一定的程度上。有時在沒有確切的事實或為了外交的策略,有意使用“模糊”一點的語言來達到其目的,并能促使外貿業務的順利進行。在商務信函中,寫信方使用模糊語言的原因就是為了達到一種最佳關聯的效果。商務信函是貿易中的憑證,關系到雙方的切身利益,因此必須提供盡可能具體準確的信息。當不需要獲得或者是不需要具體信息時,或是對方樂于接受時,寫信方這時使用模糊語言也是出于禮貌、委婉的考慮,對雙方都有利,這樣可以使自己的話語更具有靈活性、策略性。例如, goods will be shipped to you within one month on receipt of your order. (黃文偉&劉美華,2008)從這句話中便可看出,當涉及到具體時間時,信函中并沒有加以限制,一定要求是某一個時間,但是這并不影響實際的交往。

商務過程中難免會出現一些矛盾,這時不易采用過分直接的話語指責對方,他們往往會使用間接地言語,提出自己的看法,使對方能夠接受,以達到交際的目的。何自然認為模糊語是指可以是說話人恪守禮貌原則,在清楚表明自己的觀點和立場卻不將其意見強加于人,避免過于武斷,產生不好的效果。(劉曉娟,王紅梅,2007)所以經常會看到商務信函采用第一人稱來陳述,表明自己的立場,這在一定程度上避免了言語的尖銳,能讓對方通過推理準確的把握住其意圖。這也符合委婉禮貌的原則,對貿易雙方都是有益的。例如,I thought that we should obey with the contract before we signed. 使用“we should obey with the contract” 表明了雙方都應該尊重合約,比較禮貌。表面上看是在陳述事實,也給人一種模糊的感覺。從這可以看出商務信函中模糊語的使用,就是為了達到自己的商業目的,而模糊語的使用更能達到最佳關聯,達到交際目的。

三、小結

總之,在商務信函中使用模糊語應該有具體語境,該明白精確的就要明白精確,不太清楚具體的地方可以籠統含糊一些。遵循最佳關聯原則,寫信人應該盡可能增加模糊語的互明度。但同時也必須使語言與對方達到一種最佳關聯。如果寫信人選擇的模糊語言不能使對方明白他的意圖,這樣做會造成語言的含糊或導致歧義,影響交際效果,可能還會產生雙方的誤解。因此在商貿英文信函中必須明確模糊語的使用,使貿易雙方之間產生交際的最佳目的。

參考文獻:

[1]何自然.Grice 語用學說與關聯理論[J].外語教學與研究,1995 (4).

商務信函范文第5篇

[關鍵詞]商務信函 禮貌原則 語用學

[中圖分類號]H315 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2016）24-0054-02

在目前世界發展的大勢下，商務信函變得越來越重要，甚至將會影響到既定的案例或項目是否能夠取得成功。如何使一封商業信函得體且有效也成為研究的熱門，對此英語語用學中的禮貌理論可以為解決這個問題提供理論基礎。

一、商業信函的分類

現代商業活動中，商務信函是公司在日常商業通信中最常用的工具。

斯圖爾特，齊默和克拉克（Stewart，Zimmer and Clark.1984）將商務信函按兩個標準分類：信函的內容和信函中所給信息的性質。根據第一個標準，最常使用以下商務信函：請求信函，回復請求信函，索賠評價信函，信用和收款信函，銷售信函，雇傭類信函和社會商務信函。就第二個標準而言，即，“給出的信息的性質”，根據信函對讀者產生的影響，可將商務信件可以細分為四類：好消息，中性消息，壞消息以及說服性信函。好消息和中性消息的信函一起被視為日常信件。日常信件的使用頻率遠比壞消息信函或說服性信函高得多。因此，本文也將主要集中研究禮貌理論在這類信函中的應用。

二、禮貌原則的內容

格萊斯建議說話應該是有目的的和理性的行為，這是通過合作原則實現的。他認為，發言者應注意以下幾個方面：“量的準則”“質的準則”“關系準則”以及“方式準則”，交流應避免表達的模糊，應當簡短和有序。一般來說，對話者遵守這些原則以便雙方能夠順利溝通，但有的時候不得不打破這些原則。經過一段時間的發展，為了更有禮貌地交際，達到更高的交際目的，從而實現語言的社會功能這一進步的想法催生了禮貌原則的提出。

從社會心理學的角度，利其（Leech.1983）提出了禮貌原則，其中包括六條準則，他的具體描述為：（1）策略準則（Tact Maxim，也叫“得體準則”）：縮小對方的損失，擴大對方的好處；（2）慷慨準則（Generosity Maxim，也叫“寬宏準則”）：縮小自己的益處，擴大自己的損失；（3）稱贊準則（Approbation Maxim，也叫“贊揚/贊譽準則”）：縮小對對方的詆毀，擴大對對方的贊揚；（4）謙虛準則（Modesty Maxim，也叫“謙遜準則”）：縮小對自己的贊揚，擴大對自己的詆毀；（5）贊同準則（Agreement Maxim，也叫“一致準則”）：縮小與對方的分歧，擴大與對方的一致；（6）同情準則（Sympathy Maxim）：縮小對對方的厭煩，擴大對對方的同情和好感。

他認為，這些準則并非都同樣重要，即不同的文化中強調不同的準則。例如，根據儒家哲學，在中國的社會中，禮貌的概念主要與謙虛相關，換句話說，謙虛（準則）是中國禮貌的基礎也是最重要的元素。利其的禮貌原則是系統化且有影響力的。

三、禮貌原則在商務信函中的應用

禮貌原則中的不同策略在商務交際中起著不同的作用。不同的應用方式可以幫助人們更好地達到商務交際的目的，完成其任務。本章將通過商業交流中的具體例子來分析原則的每個策略準則及其應用，信函實例取自商務信函《2500成功溝通范例》（2003）。

（一）策略準則的應用

人們使用這一原則以使他們的意見能夠更容易地被接受，同時不損害任何一方的利益。在現實生活中，策略原則是禮貌的根本，我們請求別人做某事，邀請他人，或者表達一些不同的想法，這些都需要我們更禮貌或戰略性地使用語言。示例如下：

Dear Mrs. Brown，

Thank you for shopping at our new store.You are a loyal and valued customer. We appreciate your business and know that you want to keep a further connection with us. On July，2015，you purchased ?408.59 of merchandise from our store.Your payment of ?200 is now overdue.

In the credit agreement you signed，you agreed to pay off your bill in two payments.The first payment of ?200 was due August 15.2015.Please kindly send this amount to us now.

Failure to pay on time may influence your usual merchandise at our store.Thank you for your prompt attention.

You may contact me at 400-760-1212 if you have any questions or concerns.Your continued support is important to us.

Sincerely yours，

Scarlett Lewis

Credit manager

這封信函的目的是通知收信人付款已逾期，但目的是使對方支付雙方在協議中規定的卻目前沒被支付的分期金額。為了達到這個意圖，作者的信函就采取了策略原則，即“縮小對方的損失，擴大對方的好處”。

在本封信函的開篇，寫信人感謝收件人之前在他們店內的消費，表明他們珍視雙方之間的貿易關系，介紹了當前情況，也清楚地表明貸款已到期，與此同時解釋完成支付的最終受益人是收款人自己，并在最后一段表達了希望雙方保持良好的貿易關系的愿望。

這封信反映了寫信人的嚴肅性和邏輯性，文字很好地反映其所思所想，整封信的表達平滑且自然。

（二）慷慨準則的應用

…… ……

We will appreciate your help in replying enclosed questionnaire，also attached is a 15%-off coupon to use on your next order to thanks for your time.By answering it you will let us know how we can serve you better.

I will call you on Tuesday to ask your advices concerning the questionnaire.

Thanks for all your help！

P.s.The coupon is good now！

這封信是一個非常成功的營銷手段且可看做是運用了慷慨準則。寫信人在信中寫道：“這樣做，你會讓我們知道我們如何能最好地為你服務”，從“你”這個視角表明這種行動對客戶和收信人的好處。在告訴客戶回答問卷旨在為客戶提供更好的服務的同時還附贈一張折扣券，并提醒其折扣優惠券現在正在使用！這些表達都反映了“最大限度地減少對自身的利益，最大化自我成本”的慷慨準則，而合理地利用慷慨準則無疑將有助于商務交際過程中達到寫信人的交際目的。

（三）稱贊準則的應用

Thank you for your great suggestion on how to manage the seats distribution.Your idea means we could accept 200 more people than last year.Without a doubt， it is the best idea that I have seen for a long time.

Besides， as a reward for your suggestion.We would like to give you a preferential movie card to see the films 30% off for half a year.

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表達贊賞是經常在日常交際中使用的策略。這封信函的目的是表明作者接受收信者的意見。“毫無疑問，這是我很長時間以來見到的最好的想法”作者高度贊賞它。當一個人提出一個想法，他自然需要取他人的意見。去信贊美收件人可以讓他/她感到興奮。表達稱贊并不僅僅體現用詞的禮貌，而且還可以使收信人和聽者獲得心理上的滿足感，從而更好地在接下來表達你的想法。

（四）謙虛準則的應用

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May I use your name as a reference for a job I hope to get？ I am applying for financial advisor at Garfunkel Industry. Our experience together at SI will be helpful to give me the confidence to apply for this job.

…… ……

Being not only your colleague and your friend for many years.I naturally thought of you as my reference.

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Thank you either way for being a friend and the son of a large department store owner who hired a poor fisherman years back！

Sincerely yours，

Gwyneth

這封信寫信人的目的是請求收信人為她進行推薦。一般來說，這種請求他人幫助自己推薦會比較尷尬。但這封信使用禮貌原則順利完成了任務。信函開端，作者用詞禮貌并提出請求，敘述自己的情況，在結尾處表示感謝。全信反映了寫信人的謙虛態度，比如最后一段他自謙自己是“一個可憐的漁夫”對比收件人的身份是“一個大型百貨商店所有人的兒子”將自己的身份放低并態度溫和，可以給別人更好的印象，并保持彼此之間的良好關系。謙虛準則被解釋作“縮小對自己的贊揚，擴大對自己的詆毀”，但這個準則其實某種程度上恰恰反映了人本身的自信。

（五）贊同準則的應用

Dear Robert，

Thank you for your interest in becoming part of Wayne’s research and development department as an instructor.And， of course I agree that everyone needs a change sometimes. While， although you have good sales and marketing experience， this position requires in-depth knowledge of the specific technology.

…… ……

Again， I really appreciate your interest and hard work all the time in the company， and wish you good luck in all your future.

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這是一封公司老板給員工的信，信里實際上拒絕了收信人的換職要求。拒絕員工申請新的職位，其實并不容易，因為老板和下屬有地位上的差距。在@封信函中，體現了老板使用贊同原則的優越性和靈活性，禮貌地拒絕了收信人申請調換到培訓開發部的申請。在信的最前面，作者就感謝和贊賞了員工申請換職的這一舉動：“感謝您有興趣成為韋恩研發部的指導老師”，然后禮貌地引出其不適合這個崗位的原因，這樣的處理使得被拒絕時申請者能夠更容易接受。在最后，作者仍不忘感謝他的付出并鼓勵他繼續努力工作。整封信函都能體現上級的尊重、理解和對下屬的欣賞，并且給下屬留有“面子”，這樣使得收信人更好地理解上級的決定，并沒有更多感到遺憾的理由。

（六）同情準則的應用

Dear Miss Portman，

We are deeply sorry to hear from your letter that your company is now in an adverse financial situation due to business depression and now badly in need.Regarding our long standing relationship of mutual benefit， we would like to send you a check for the full sum as requested.

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Wish you very good luck.

在這封信的開頭，寫信人就向收信人表示同情。“我們深感不安的是，從你的信中了解到，你的公司現在由于商業壓力和急需貸款而處于不利的財務狀況。”告訴他對收信人的財務困難了解并感到遺憾，在提供了幫助之后并在結尾以“希望你好運”表達了寫信人的祝愿，這樣運用同情準則的寫作手法會使收件人感到非常溫暖和安慰。

四、結論

商業信函中的“禮貌”可以促進人們或者說雙方的和諧關系，對促進人們的交流起著至關重要的作用。對英語學習者來說，英文的商務信函是一種跨文化交際。而禮貌原則可以幫助我們更好地進行這種交際，那么如何在信函中應用禮貌原則是值得考慮的問題。本文以這六封商務信函為例，分析了禮貌原則在這六封信函中的應用。如何將禮貌原則理論應用到實際交際中，如何將書面表達的差異轉化為合理的語言行為，也為跨文化交際的對比研究奠定了基礎。希望本文能夠為商務信函的寫作提供一些靈感，從而使得商務信函在商務交際中發揮更加高效和諧的作用。

【參考文獻】

[1]史瑞芬，徐兆菊.涉外商函的寫作[J].應用寫作，1993

（12）.

[2]伍茲.商務信函：2500成功溝通范例[M].王楚明（譯）.上海：上海人民出版社，2003.