社區(qū)檔案管理制度

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第一章總則

第一條城市社區(qū)檔案是指社區(qū)黨組織、社區(qū)居民委員會、民間組織等組織和居民在為實現(xiàn)社區(qū)“居民自治、管理有序、服務完善、治安良好、環(huán)境優(yōu)美、文明祥和”等實踐活動中直接形成的，對國家、集體和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄。

第二條為加強和規(guī)范城市社區(qū)檔案管理，更好地為和諧社區(qū)建設服務，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國城市居民委員會組織法》及國家有關法律、法規(guī)，結合本省實際情況，制定本辦法。

第三條城市社區(qū)檔案工作是發(fā)展社區(qū)基層民主、維護社區(qū)居民切身利益、推進社區(qū)各項建設的重要基礎性工作。社區(qū)各級組織應當重視檔案工作，加強領導，將檔案工作納入和諧社區(qū)建設內容，促進檔案工作與社區(qū)各項工作同步協(xié)調發(fā)展。

第四條市、縣（市、區(qū)）檔案行政管理部門和民政部門及街道辦事處、鎮(zhèn)人民政府應積極通過工作考核或目標管理等手段加強對所轄區(qū)域內社區(qū)檔案工作的監(jiān)督和指導。

第二章檔案機構及其職責

第五條社區(qū)黨組織、居民委員會應依法建立健全檔案工作，明確檔案工作分管領導，設立綜合檔案室，并確定專人集中統(tǒng)一管理本社區(qū)各類檔案。檔案管理人員應具有高中以上學歷，并經(jīng)過檔案業(yè)務培訓。

第六條社區(qū)綜合檔案室的主要職責：

（一）宣傳、貫徹和執(zhí)行黨和國家有關檔案工作的法律法規(guī)和標準規(guī)范；

（二）集中統(tǒng)一管理本社區(qū)的全部檔案和資料；

（三）積極提供檔案利用，為社區(qū)的各項工作和居民生產(chǎn)、生活服務；

（四）指導、監(jiān)督本社區(qū)各組織機構文件材料的歸檔、整理工作。

第七條對在開展社區(qū)檔案工作中成績顯著的單位和個人，由當?shù)厝嗣裾o予表彰和獎勵。

第三章檔案管理

第八條各社區(qū)應根據(jù)本辦法的規(guī)定，建立健全檔案的收集、保管、利用、鑒定等制度，實現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)范化。

第九條凡是由社區(qū)黨組織、社區(qū)居民委員會、社區(qū)居民代表會議、社區(qū)議事協(xié)商委員會以及社區(qū)民間組織等在工作活動中形成的，具有查考保存價值的，或關系居民切身利益的各種文字材料，都應歸檔保存，任何單位和個人不得據(jù)為己有或擅自銷毀。

第十條一個社區(qū)為一個立檔單位，社區(qū)黨組織、社區(qū)居民委員會和下屬單位所形成的全部檔案組成一個全宗。全宗名稱由鎮(zhèn)或街道和所在社區(qū)名稱組成。

第十一條社區(qū)檔案按門類可分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、社區(qū)居民檔案、特種載體檔案等。

社區(qū)居民檔案指社區(qū)或上級部門針對居民，以及居民家庭成員在生產(chǎn)、生活中直接形成的具有保存價值的各類檔案。

以上各類檔案的具體歸檔范圍和保管期限劃分參照《*省城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》（見附件）執(zhí)行。

第十二條各社區(qū)在居民自治過程中形成的各種載體和形式的文件材料應及時立卷歸檔，集中保管。特別是社區(qū)民主選舉、民主決策和民主議事協(xié)商等重大活動，以及涉及社區(qū)居民切身利益的決定事項，應按照有關規(guī)定形成規(guī)范的會議記錄或書面材料并歸檔保存。

第十三條社區(qū)各類文件材料應按時歸檔。文書材料于次年6月底前歸檔；科技文件材料在科技活動結束后1個月內歸檔；會計材料由會計部門在會計年度終了后保管1年，于次年3月底前歸檔；社區(qū)居民文件材料在形成后3個月內歸檔；特種載體文件材料在活動結束或辦理完畢后隨時歸檔。

第十四條鼓勵社區(qū)、居民向當?shù)貦n案館捐贈、寄存或轉讓其所有的，對國家和社會具有保存價值的檔案材料。

第十五條城市社區(qū)各類檔案按下列規(guī)則進行分類編號：

（一）文書檔案按年度——問題（社區(qū)黨建、居民自治、社會事務、社區(qū)服務、社區(qū)治安等）進行分類，參照《歸檔文件整理規(guī)則》，以件為單位，按年度——問題——保管期限排列編號；

（二）科技檔案中的基建檔案按工程項目分類整理，按項目——時間排列編號；設備儀器檔案按型號分類整理，按型號——時間排列編號；

（三）會計檔案按年度——類別（報表、賬簿、憑證、其他）分類整理并排列編號；

（四）社區(qū)居民檔案按居民小組或門牌、樓號分類，以戶為單位進行整理，按居民小組——樓號——門牌順序排列編號；

（五）特種載體檔案中的聲像檔案按載體形式分類整理，按載體形式——年度排列編號；實物檔案以件為單位，按時間順序跨年度大流水編號整理。電子檔案按國家有關規(guī)定整理。

第十六條城市社區(qū)各類檔案整理質量的基本要求：

（一）文件材料裝訂結實、整齊，無金屬物；

（二）區(qū)分不同價值；

（三）盒內文件或卷內文件排列有序；

（四）備考表填寫真實、清楚；

（五）歸檔文件目錄或卷內文件目錄填寫清楚、準確。

第十七條開展社區(qū)測評、考核評比等活動需要檔案材料時，應通過復制等方式制作，不得隨意拆卷。

第十八條社區(qū)綜合檔案應設專室或專柜保管，采取有效的防火、防盜、防高溫、防潮、防光、防塵、防鼠、防蟲等措施，確保檔案的安全。

第十九條檔案管理人員應定期對檔案及保管狀況進行全面檢查，并形成安全檢查記錄，確保檔案不丟失、不損壞；如有破損、霉變、蟲蛀、褪色等現(xiàn)象時，應及時修補、復制或進行其它技術處理。對特種載體檔案，要定期檢查信息記錄的安全性，確保檔案的完整。

第二十條社區(qū)檔案應實行專人保管。檔案室應建立全宗卷，以積累存貯本社區(qū)有關檔案的整理說明、分類方案、鑒定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

第二十一條社區(qū)檔案室應建立各種檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收進和移出、保管數(shù)量、借閱和利用效果、銷毀等情況，進行及時、準確統(tǒng)計和登記。

第二十二條社區(qū)應建立檔案鑒定工作小組，根據(jù)《*省城市社區(qū)文件材料歸檔范圍和保管期限表》，對已到期檔案進行及時的鑒定。鑒定工作小組由檔案室和有關業(yè)務部門的人員組成，鑒定后應形成檔案鑒定報告。對失去保存價值的檔案，應清點核對并編制《檔案銷毀清冊》，經(jīng)必要的審批手續(xù)后按規(guī)定銷毀。禁止擅自銷毀檔案。

第二十三條檔案管理人員調離工作崗位時，應在離職前辦妥檔案交接手續(xù)。

第四章檔案開發(fā)與利用

第二十四條社區(qū)檔案室應建立和健全檔案借閱利用制度，并為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)。除涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私等不應向社會公開外，社區(qū)檔案室應為社區(qū)居民和社會公眾利用檔案提供方便。借閱利用時應遵循借閱利用手續(xù)，并及時做好檔案借閱登記和檔案利用效果登記。利用者不得涂改、污損檔案，不得泄密，未經(jīng)批準，不得擅自抄錄、復制檔案。

第二十五條社區(qū)檔案室應圍繞社區(qū)中心工作和居民利用需求，加強檔案信息資源的開發(fā)利用，積極開展檔案編研工作，定期公布檔案開放目錄。

第二十六條社區(qū)檔案管理應積極采用計算機等先進技術，逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。

第二十七條社區(qū)各級組織和居民發(fā)現(xiàn)檔案損毀、丟失以及出賣、涂改、偽造、泄密等違法行為時，應上報當?shù)卣蜋n案行政管理部門予以依法查處。